Huishoudelijk reglement
De statuten vindt u hier.
Het doel van dit Huishoudelijk Reglement is duidelijk op schrift stellen wat de regels zijn binnen Rutbeek Survivalvereniging, inzake betalingen, afspraken, bijeenkomsten etc. Zowel het bestuur als de leden kunnen hierop terugvallen.
Artikel 1 Leden
1.1 Onder leden verstaat Rutbeek Survivalvereniging natuurlijke personen en rechtspersonen die het doel van de vereniging onderschrijven en die zich hebben aangemeld als lid van Rutbeek Survivalvereniging. Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
Op overige betrokkenen zoals sponsoren en donateurs is dit Huishoudelijk Reglement niet van toepassing.
1.2 Het lidmaatschap wordt voor onbeperkte tijd aangegaan en jaarlijks stilzwijgend verlengd. Leden kunnen hun lidmaatschap beëindigen door schriftelijke opzegging uiterlijk twee maanden voor einde van het kalenderjaar bij de secretaris.
Artikel 2 Het bestuur
2.1 Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Indien noodzakelijk geacht kan het bestuur worden uitgebreid, maar het bestuur moet altijd uit een oneven aantal leden bestaan.
2.2 Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging.
2.3 Bij ontstaan van een vacature worden de desbetreffende werkzaamheden opgevangen door de overige bestuursleden tot het aantreden van het nieuwe bestuurslid.
2.4 Bij tijdelijke uitschakeling van een van de bestuursleden worden desbetreffende werkzaamheden overgenomen door de overgebleven bestuursleden.
2.5 De voorzitter van de vereniging leidt de bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen. Samen met de secretaris (en eventueel een algemeen lid), stelt de voorzitter de agenda op en ondertekent belangrijke stukken die namens de vereniging worden verstuurd.
2.6 De secretaris is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de correspondentie van de vereniging.
2.7 De penningmeester draagt zorg voor het beheer van de geldmiddelen en de overige bezittingen van de vereniging, alsmede voor begroting en een jaarlijks financieel verslag. De gelden worden, voor zover zij niet voor direct gebruik nodig zijn, door de penningmeester in overleg met het bestuur, rentegevend belegd.
2.8 Het bestuur vergadert als regel twee maal per jaar en voorts zo vaak als het bestuur dat nodig acht. Ook zal een vergadering van het bestuur bijeengeroepen worden als tenminste drie bestuursleden daarom vragen.
Artikel 3 Algemene ledenvergadering
3.1 De algemene ledenvergadering vindt tenminste één keer per jaar plaats en wordt samengesteld overeenkomstig artikel 14 van de statuten.
3.2 De algemene ledenvergadering benoemt een kascommissie van twee personen wier taak het is de administratie en jaarrekening van de vereniging te controleren. Zij doen hiervan verslag op de algemene ledenvergadering. Deze controle dient tenminste een maand voor behandeling van het financiële jaarverslag te gebeuren. Ieder lid van de kascommissie voert deze taak twee jaar achtereen uit.
3.3 Het bestuur en de leden hebben het recht voorstellen in te dienen voor de in artikel 14 van de statuten bedoelde zitting van de algemene ledenvergadering.
3.4 De leden dienen dergelijke voorstellen uiterlijk één maand voor de dag van de zitting bij het bestuur in te dienen.
3.5 Alle voorstellen worden door het bestuur samengevoegd en schriftelijk toegezonden aan alle leden, vier weken voor de algemene ledenvergadering.
3.6 De leden kunnen wijzigingen op de voorstellen indienen. Deze wijzigingen dienen uiterlijk drie weken voor de zitting bij het bestuur ingediend te zijn.
3.7 Het bestuur zal wijzigingen, eventueel voorzien van zijn préadvies, uiterlijk twee weken voor de algemene ledenvergadering toezenden aan de leden.
3.8 In het geval van bijzondere zittingen van de algemene ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 14 lid 4 van de statuten, stelt het bestuur zowel procedure als agenda van deze vergadering vast.
Artikel 4 Vergaderingen
4.1 Van de vergaderingen van het bestuur worden schriftelijke verslagen (notulen) gemaakt. Hierin komen besluiten te staan, maar ook actiepunten voor de verschillende bestuursleden. Deze notulen worden voor de volgende bijeenkomst ter controle en goedkeuring toegestuurd aan alle bestuursleden.
4.2 Het bestuur legt besluiten genomen in de zitting van de algemene ledenvergadering vast in een verslag (de notulen van de algemene ledenvergadering). Dit wordt ter controle en goedkeuring voor de volgende bijeenkomst van de algemene ledenvergadering toegestuurd aan alle leden.
Artikel 5 Werkgroepen
5.1 Het bestuur kan werkgroepen instellen die projecten voorbereiden (doorlopend of eenmalig) en ten uitvoer brengen. Hiertoe zijn aparte richtlijnen opgesteld (Richtlijnen Rutbeek Survivalvereniging).
5.2 Binnen de werkgroep moet er door de groepsleden één persoon aangewezen worden die contactpersoon is van de werkgroep naar het bestuur. Omgekeerd fungeert een aangewezen bestuurslid als aanspreekpunt voor de werkgroep.
5.3 Het doel van de werkgroep is om met behulp van het bestuur projecten ten uitvoer te brengen. Daartoe worden projectvoorstellen uitgewerkt. Deze worden voorgelegd aan het bestuur of in voorkomende gevallen aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering. Voordat de werkgroep een project ten uitvoer kan brengen moet het project eerst zijn voorgesteld aan en goedgekeurd zijn door het bestuur.
5.4 Voor specifieke informatie met betrekking tot de werkgroepen wordt verwezen naar de Richtlijnen Rutbeek Survivalvereniging werkgroepen. Deze richtlijnen zijn op verzoek verkrijgbaar bij de secretaris.
Artikel 6 Trainingen
6.1 Het trainingsparcours van de vereniging bevindt zich op “het Rutbeek” op het terrein van Klimbos Rutbeek, onder beheer van de heer K. Hoff, eigendom van de Regio Twente. Het adres van de trainingslocatie is Blikkersmaatweg 15, 7546 RJ, gemeente Enschede.
6.2 Trainingen vinden plaats op door de algemene ledenvergadering vastgestelde trainingstijden. Een overzicht van deze tijden is op te vragen bij de secretaris.
6.3 Trainingen buiten de vastgestelde tijden mogen alleen plaatsvinden na toestemming van de voorzitter. Dit betekent dat de voorzitter altijd op de hoogte moet zijn van trainingen buiten de vastgestelde trainingstijden.
6.4 Het trainingsparcours mag alleen gebruikt worden als er minimaal twee personen aanwezig zijn, van wie er tenminste één lid is van de vereniging.
6.5 Geïnteresseerden hebben de mogelijkheid tot het vrijblijvend bijwonen van maximaal vier proeftrainingen.
Artikel 7 Veiligheid
7.1 De leden en het bestuur dragen er te allen tijde zorg voor dat de veiligheid van de hindernissen op het trainingsparcours voldoet aan de eisen zoals deze vastgesteld zijn door de Survival Bond Nederland. Dat betekent dat leden die (potentieel) gevaarlijke situaties opmerken, het bestuur hiervan onverwijld in kennis moeten stellen en de betreffende hindernis met rood-wit lint en/of door het verwijderen van (een deel van) de hindernis, buiten werking moeten stellen. Te denken valt aan vandalisme, ondeugdelijke beveiligingen, overmatige slijtage van touwen, autogordels en balken, dode en/ of rottende bomen, etc.
7.2 Ieder lid draagt er zelf verantwoording voor de hindernissen op het trainingsparcours visueel te inspecteren voor aanvang van de training, alvorens het lid er gebruik van maakt.
7.3 Het bestuur verplicht zich ertoe, na een ontvangen melding, alles in het werk te stellen de onveilige situatie zo spoedig mogelijk op te lossen. Dat betekent het herstellen danwel het verwijderen van de betreffende hindernis.
7.4 De Parcourscommissie van de Survival Bond Nederland keurt jaarlijks de hindernissen. Het bestuur verplicht zich ertoe om de verbeterpunten die door de Parcourscommissie aangegeven zijn, binnen een redelijke termijn aan te brengen.
7.5 De vereniging kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden bij ongelukken op het trainingsparcours. Een ieder betreed het trainingsparcours geheel op eigen risico.
7.6 De eigenaar van het trainingsterrein kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden bij ongelukken op het trainingsparcours. Hij stelt de locatie ter beschikking aan Rutbeek Survivalvereniging.
7.7 In noodgevallen is er de beschikking over EHBO-materialen in het verblijf van BuitenHoff, welke toegankelijk is voor het bestuur en andere daarvoor aangewezen personen.
Artikel 8 Stemmingen
8.1 Als ongeldige stemmen worden beschouwd:
1.onduidelijk ingevulde stembiljetten.
2.in geval van stemmingen over nieuwe bestuursleden: biljetten waarop personen worden aangegeven die niet tot de gestelde kandidaten behoren.
3.biljetten welke ondertekend zijn.
8.2 Bij schriftelijke stemmingen tijdens de algemene ledenvergadering geschiedt het tellen van de stemmen door de voorzitter of door de daartoe aangewezen stemcommissie, bestaande uit twee personen. Deze commissie wordt door de voorzitter van de vergadering benoemd.
Artikel 9 Jaarlijkse bijdragen
9.1 De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die door de algemene vergadering wordt vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld die een verschillende bijdrage betalen.
9.2 Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen.
9.3 Het lidmaatschap houdt tevens in dat leden individueel lid moeten worden van de Survival Bond Nederland. Dit in verband met verzekering en aansprakelijkheid. Rutbeek Survivalvereniging zelf is, als vereniging, een bijdrage voor het lidmaatschap van de Survival Bond Nederland verschuldigd. Deze bijdrage wordt betaald vanuit de contributies die Rutbeek Survivalvereniging van haar leden ontvangt.
9.4 Bij onvoorziene noodzakelijke kostenposten zijn leden verplicht een gezamenlijke bijdrage te betalen.
9.5 Het bestuur zal er zorg voor dragen dat de statuten van de Survival Bond Nederland ter inzage liggen.
Artikel 10 Betalingen
10.1 Het bestuur geeft richtlijnen met betrekking tot de inning van de contributie en de wijze waarop deze aan het bestuur moet worden verantwoord en afgedragen.
10.2 De vervaldatum van de contributies is bepaald op 30 dagen na het ingaan van het desbetreffende contributie tijdvak.
10.3 De betaling van de contributie kan alleen bewezen worden door het tonen van de daartoe door de vereniging verstrekte betalingsbewijzen of door het overleggen van afschriften van giro- of bankrekening.
10.4 Mocht er niet tijdig aan de betalingsverplichting van de contributie voldaan worden door een lid of begunstiger, dan zullen twee aanmaningen van de penningmeester volgen. Wordt er daarna nog niet betaald, dan heeft het bestuur het recht om het desbetreffende lid of begunstiger te schorsen als lid respectievelijk begunstiger van de vereniging.
Artikel 11 Verplichtingen van de leden
Leden zijn verplicht:
11.1 De statuten, reglementen en richtlijnen van de vereniging na te leven.
11.2 De belangen van de vereniging en in het bijzonder die van de survivalsport in het algemeen niet te schaden.
11.3 Alle overige verplichtingen, die uit het lidmaatschap voortvloeien, te aanvaarden en na te komen.
Artikel 12 Trainingslocatie
12.1 Parkeren bij de trainingslocatie dient te gebeuren op aangegeven plaatsen. Voor parkeren van auto’s bij de trainingslocatie moet betaald worden.
12.2 Zorg voor een schone trainingslocatie. Laat geen afval slingeren in en rondom het bos. In het bos staan afvalbakken.
Artikel 13 Gedragsregels
13.1: Bij Rutbeek Survival Vereniging hebben we RESPECT voor alle andere leden, schelden we elkaar niet uit, wordt een ander niet aangeraakt als hij dit niet wil en helpen we elkaar.
13.2 Discriminatie op welke grond dan ook is verboden.
13.3 We hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om een veilige en positieve sportomgeving te creëren en om te handelen als het mis gaat. Seksuele intimidatie* en misbruik wordt niet getolereerd! Melding / Vertrouwenspersoon: www.centrumveiligesport.nl
*Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: enige vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie (duiding) dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
Artikel 14 Slotbepalingen
14.1 Het bestuur beslist in die gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet.
14.2 Bij een verschil of bij onduidelijkheid van opvatting over de uitleg van de bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement beslist het bestuur.